Attendance Tracker

Présences Google Meet pour la formation en entreprise & la conformité

Quand l’auditeur demande qui a suivi la formation contre le harcèlement de mars, « nous l’avons faite sur Google Meet » n’est pas une réponse. Les équipes RH et formation (L&D) ont besoin de relevés de présence opposables pour chaque session obligatoire — qui était là, à quelle heure chacun s’est connecté et combien de temps il est resté. Voici comment les obtenir sans ajouter la moindre étape manuelle.

Pourquoi la présence aux formations est un enjeu de conformité

• Formations obligatoires. Prévention du harcèlement, sensibilisation à la sécurité, rappels du code de conduite — régulateurs et auditeurs attendent une preuve de suivi, pas une invitation d’agenda.
• Promotions d’intégration. L’accueil des nouveaux arrivants se fait par vagues ; les RH doivent savoir qui a suivi quelle session avant d’ouvrir les accès aux systèmes ou de valider les étapes de la période d’essai.
• Briefings de sécurité. En cas d’incident, « ce salarié avait-il été informé ? » devient une question juridique. Un relevé de présence horodaté est la réponse opposable.
• Renouvellements de certification. Certains postes exigent un nombre d’heures de formation enregistrées à intervalles réguliers. Quelqu’un doit tenir ce registre.

Des captures d’écran de la liste des participants ne résistent pas à un audit. Des journaux à la minute avec horodatages d’arrivée et de départ, si.

Des preuves à la minute, pas une présence de façade

Attendance Tracker est un module complémentaire officiel de Google Meet — il s’ouvre dans le panneau latéral depuis le menu Activités et utilise l’API REST officielle de Meet (ce n’est pas une extension Chrome) ; il fonctionne donc dans Chrome, Edge, Firefox, Safari et sur Chromebook. Chaque session produit une ligne par participant :

Chargez au préalable la liste des participants obligatoires comme liste de référence : toute personne ayant manqué la session apparaît explicitement comme Absent — la liste dont les RH ont réellement besoin. Les cycles de formation récurrents sur la même invitation d’agenda calculent automatiquement le taux de présence de chacun sur l’ensemble des sessions, et chaque session passée est conservée dans le tableau de bord de l’historique des réunions sur attendancetracker.dev.

Certificats de suivi vérifiables publiquement

Pour les formations qui donnent lieu à une attestation, Pro génère des certificats PDF par participant adossés à une page de vérification publique sur attendancetracker.dev/verify. Un salarié peut joindre le certificat à son dossier RH, et n’importe qui — un auditeur, un client, un autre employeur — peut en vérifier l’authenticité en ligne. « Faites confiance à notre tableur » devient ainsi un relevé vérifiable de manière indépendante.

Auto-capture : les formateurs oublient, le système non

La défaillance la plus fréquente des relevés de formation n’est pas une donnée erronée — c’est le formateur qui a oublié d’exporter avant de fermer l’onglet. Avec l’Auto-Capture de Pro, les réunions terminées que vous avez organisées sont exportées automatiquement en quelques heures, même si le panneau latéral n’a jamais été ouvert pendant la session. Animez la formation, le relevé s’archive tout seul.

Permettez aux RH et à la formation de suivre des sessions qu’ils n’organisent pas

Les formations sont généralement organisées par l’intervenant, mais c’est aux RH ou au service formation (L&D) de tenir les registres. Une fois qu’un administrateur Workspace a activé la délégation unique sur attendancetracker.dev/setup, les non-organisateurs — coordinateurs RH, responsables de programmes de formation, coorganisateurs — peuvent suivre les présences aux sessions qu’ils n’animent pas. Les responsables des registres obtiennent les registres, sans courir après les formateurs pour les exports.

Une seule offre pour toute l’entreprise : $59/an

Voici une ligne budgétaire qui ne fera pas sourciller votre service formation. L’offre Department coûte $59/an et couvre l’ensemble de votre domaine Google Workspace — chaque formateur, chaque coordinateur RH, chaque salarié qui aura un jour besoin de relever des présences. Pas de tarification par utilisateur ni de cycle d’achat : un tarif annuel forfaitaire pour tout le domaine (les grandes organisations peuvent choisir l’offre Institution à $149/an pour un DPA signé, une assistance prioritaire et la facturation sur facture/bon de commande). Elle débloque pour tout le domaine les exports Google Sheets illimités, l’Auto-Capture, les synthèses cumulées, les certificats vérifiables et les résumés envoyés vers Slack, Google Chat ou Discord.

Vous voulez d’abord évaluer ? L’offre gratuite inclut déjà le suivi en temps réel, les listes, les rapports PDF et 2 exports gratuits par mois vers Google Sheets, CSV ou Excel binaire (pour les sessions jusqu’à 25 participants, plus 1 export de grâce pour une grande session) — de quoi mener un pilote avec une promotion de formation avant le déploiement.

Le déploiement (un après-midi)

1. Installez Attendance Tracker depuis Google Workspace Marketplace (bouton ci-dessous).
2. Demandez à un administrateur Workspace d’activer la délégation sur attendancetracker.dev/setup pour que les RH et la formation (L&D) puissent suivre les sessions qu’ils n’organisent pas.
3. Créez une liste par programme de formation avec les participants obligatoires (un par ligne, au format Name <email>).
4. Pendant la session, ouvrez le module depuis le menu Activités de Meet et appuyez sur Démarrer — ou laissez l’Auto-Capture gérer, sans intervention, les sessions que vous organisez.
5. Exportez le relevé : CSV pour l’archive de conformité, Google Sheets pour le registre courant, PDF pour le dossier d’audit, certificats pour les attestations de suivi.

Questions fréquentes

Est-ce une extension Chrome ? Notre équipe sécurité les bloque.

Non. C’est un module complémentaire officiel de Google Meet distribué via Google Workspace Marketplace, qui s’exécute dans le panneau latéral de Meet via l’API REST officielle de Meet. Il fonctionne dans tous les navigateurs et peut être installé par l’administrateur comme n’importe quelle application du Marketplace.

Peut-on prouver qu’une personne est restée pendant toute la formation ?

Oui. Chaque relevé inclut l’heure d’arrivée, l’heure de départ, les reconnexions, le total de minutes et le taux de présence — et le statut Parti tôt signale toute personne partie avant la fin.

Que couvre la licence de domaine ?

Tous les utilisateurs de votre domaine Google Workspace, avec toutes les fonctionnalités Pro, pour un forfait de $59/an. Aucun coût par utilisateur — une seule offre couvre tout le domaine.

Et si le formateur oublie de lancer le suivi ?

Avec l’Auto-Capture de Pro, les réunions terminées que vous organisez sont exportées automatiquement en quelques heures, même si le panneau n’a jamais été ouvert. C’est le filet de sécurité de vos relevés de conformité.

Les salariés peuvent-ils voir ou modifier les relevés ?

Seuls l’organisateur qui suit la session (et le personnel délégué approuvé par votre administrateur) manipulent les données de présence. Les participants rejoignent simplement la réunion — rien à installer de leur côté.

Les certificats expirent-ils ou restent-ils sur l’ordinateur de quelqu’un ?

Les certificats sont des PDF que vous distribuez, et chacun dispose d’une page de vérification publique sur attendancetracker.dev/verify — le relevé reste donc vérifiable même des années plus tard.